关于做好2010年度行政执法案卷评查和五年阶段性总结工作的通知
贵州省黔东南苗族侗族自治州人民政府办公室
关于做好2010年度行政执法案卷评查和五年阶段性总结工作的通知
黔东南府办发〔2010〕90号
各县市人民政府，凯里经济开发区和黔东循环经济工业区管委会，州政府各部门、各直属机构：
根据贵州省全面推进依法行政领导小组办公室和省法制办公室《关于做好2010年度行政执法案卷评查和五年阶段性总结工作的通知》（黔法办﹝2010﹞2号）的要求，今年行政执法案卷评查工作既要做好本年度评查工作，又要做好五年阶段性总结工作，时间紧、任务重，各级行政执法机关要加强对2010年行政执法案卷评查工作和五年阶段性工作的组织领导，周密安排，确保各项工作任务落到实处。现将2010年度行政执法案卷评查和五年阶段性总结工作有关事项通知如下：
一、案卷评查范围
2009年下半年至2010年5月31日前结案的行政处罚、行政许可、行政强制、行政征收征用、行政确认、行政收费案卷。
二、案卷评查工作步骤
（一）准备阶段（2010年6月15—20日）
州直各部门要参照省人民政府法制办公室拟定的《2007年度适用一般程序行政处罚案卷评查基本标准》和《2007年度适用一般程序行政许可案卷评查基本标准》（附后），制定本系统案卷评查基本标准；各级行政执法机关要将本机关2009年7月1日至2010年5月31日期间办理结案的案件案卷装订归档，列明目录;已受理或立案，但未办结的，拟写说明材料。
（二）自评阶段（2010年6月20日—30日）
各执法机关对照评查标准开展自评工作。
（三）整改阶段（2010年6月30日—7月5日）
各级行政执法机关根据评查工作中发现的问题进行整改。
（四）总结阶段（2010年7月5日—31日）
7月20日前，各县（市）人民政府、州级行政执法机关总结本地区、本系统2010年行政执法案卷评查和五年阶段性工作总结报送州人民政府法制办公室；州全面推进依法行政工作领导小组办公室对各县市、各部门进行抽查并形成抽查工作报告，同时撰写好《黔东南州2010年行政执法案卷评查工作和五年阶段性工作情况》于7月31日前上报省全面推进依法行政领导小组办公室和省政府法制办公室。联系 人：杨秀成，联系电话：8222431。
附件：
1．2007年度适用一般程序行政处罚案卷评查基本标准
2．2007年度适用一般程序行政处罚案卷评查基本标准
二○一○年六月十二日
附件1：
2007年度适用一般程序行政处罚案卷评查基本标准
为进一步做好行政处罚案卷评查工作，规范行政执法行为，提高行政执法质量，按照《行政处罚法》的有关规定，特制定本标准。
一、行政处罚案卷的装订要求
（一）使用统一格式的案卷封面、封底。
（二）列明卷内目录。
（三）卷内材料按下列基本次序装订：
1．法律文书部分
⑴立案呈批文书；
⑵强制措施法律文书；
⑶告知相对人权利的有关法律文书、听证通知文书；
⑷调查终结报告；
⑸重大行政处罚案件讨论记录；
⑹行政处罚决定书；
⑺有关送达法律文书；
⑻其他法律文书。
2．证据部分
⑴当事人自然情况证明文件；
⑵当事人的陈述和申辩（或询问笔录）；
⑶证人证言（或询问笔录）；
⑷现场笔录、勘验笔录、检查笔录；
⑸书证；
⑹物证照片（含查封和扣押清单、抽样取证清单等）；
⑺鉴定结论；
⑻视听资料翻音文本；
⑼听证笔录；
⑽其他证据；
⑾附卷物证目录。
3．执行部分
⑴行政处罚罚没收据；
⑵查封、扣押物品和抽样取证物品处理情况说明；
⑶申请法院强制执行文书；
⑷结案呈批文书和结案报告。
二、行政处罚的实体要求
（一）主体合法。
有关法律文书和行政处罚决定书盖章单位具有执法主体资格。
（二）违法事实清楚、证据确凿。
1．证据形式符合法律规定；
2．证据反映的事实与行政处罚决定书认定事实相一致；
3．证据的质量达到确凿，足以认定有关事实。
（三）适用法律正确。
1．实施行政处罚有明确和有效的法律依据；
2．适用法律正确，且引用条、款、项、目准确、完整；
（四）行政处罚的决定适当。
1．有法定从轻、减轻或不予行政处罚情节的，应当依法从轻、减轻或不予行政处罚；没有法定从减轻、从轻情节的，不减轻、从轻处罚；
2．实施行政处罚时，一并纠正违法行为。
三、行政处罚的程序要求
行政处罚一般程序要求如下（行政处罚当场处罚决定程序要求由各部门自行制定）：
（一）调查取证阶段。
1．两名以上（含两名，下同）执法人员共同执法。案卷中有两名以上执法人员共同执法的文书记载或在卷内调查取证文书中有两名以上执法人员的签名。
2．检查或调查笔录：
⑴有检查或调查询问的时间、地点。
⑵有当事人或被询问人基本情况。
⑶有检查或询问笔录的完整内容。包括表明身份、说明执法依据、注明或询问违法事实与情节等。
⑷有检查人员或询问人员签名（或在格式文书中有询问人和记录入姓名的记载以及执法人员的执法证件号）。
⑸笔录有被检查人或被询问人签名。如当事人拒绝签名，应有两名以上执法人员签名并予以说明。
⑹调查笔录中有涂改之处，应有被调查人捺手印、盖章或签名。
3．调取与保存证据：
⑴注明被取证当事人。
⑵有取证事由和依据。
⑶有取证的具体时间、地点。
⑷有作为证据的物品的性状描述等。
⑸有作为证据的物品的保存期限和地点。
⑹予以登记保存的物品，应有领导审批记载。
⑺有被取证的单位或个人的签名或盖章。
⑻被登记保存的物品有处理决定和处理结果的文书。
4．调查终结报告（或案件处理审批表）：
⑴有对案件来源的简介。
⑵有被处罚人的基本情况。
⑶有违法事实和证据。
⑷有处罚的依据。
⑸有承办人和承办机构的意见及签名。
（二）审查决定阶段。
1．告知和申辩：
⑴在作出行政处罚之前的文书应有告知当事人违法事实、处罚理由和依据的完整记载。
⑵在作出行政处罚之前的文书中应有告知当事人陈述和申辩权利的记载。
⑶在作出行政处罚之前的文书中应有当事人陈述申辩或放弃此项权利的记载。
⑷告知文书有行政机关的名称及印章，并给予当事人适当的申辩时间。
⑸没有告知文书的，通过笔录等文书反映的，应有告知内容的记载，并有被调查人或被询问人签名。
2．听证程序（适用需要举行听证的案件）：
⑴法律规定应当告知当事人听证权利的有告知听证权利的文书。
⑵因当事人放弃听证权利而未举行听证的，应有书面记载。
⑶听证通知书内容规范。包括听证时间、听证地点、听证主持人、告知当事人申请回避权、行政机关名称及印章、通知时间等。
⑷听证笔录制作规范。包括有听证时间、听证地点、听证内容、听证主持人签名、听证记录入签名、当事人或代理人签名等。
⑸听证报告内容规范。包括有案由和案情介绍、听证情况简介、主持人意见及签名、报告形成时间等。
3．处罚审批程序：
⑴按行政处罚的法定批准权限进行审批。
⑵集体讨论决定的行政处罚有案件讨论的记录，记录内容应包括讨论时间、地点、主持人、记录人、讨论内容、讨论结果及参加人签名等。
⑶报上级机关批准的行政处罚有报批文书，并有上级机关意见及印章。报批文书应包括报送机关全称、案由和案情陈述、处理建议、报送时间、上级机关批准时间等。
4．行政处罚决定书：
⑴对违法事实的表述清楚，符合法定格式。
⑵对当事人的陈述和申辩过程中主张的事实不予采纳的说明理由。
（三）送达和执行阶段。
1．送达文书规范。直接送达的包括有送达地点、送达时间、被送达人或见证人签名、送达人签名；其他方式送达的，应符合法定程序。
2．给予罚款处罚的，实行罚缴分离，有省财政厅统一制作的罚款票据副本。
3．没收财物的应有规定票据和物品清单。
附件2：
2007年度适用一般程序行政许可案卷评查基本标准
为进一步做好行政许可案卷评查工作，规范行政执法行为，提高行政执法质量，按照《行政许可法》的有关规定，制定本标准。
一、行政许可案卷的装订要求
（一）使用统一格式的案卷封面、封底。
（二）列明卷内目录。
二、行政许可的程序要求
（一）普通许可事项
1．申请与受理阶段
⑴有公民、法人或者其他组织的申请书和法律规定的附件；
⑵申请材料不齐全或者不符合法定形式的，有一次性告知补正材料通知书；
⑶出具行政许可申请受理凭证，注明日期，加盖受理机关印章。不予受理行政许可申请的，也要出具相应凭证，并告知理由和诉权。
2．审查与决定阶段
⑴需要对申请材料的实质内容进行核实的，有两名以上行政执法人员开展核查的记录；
⑵发现行政许可事项关系他人重大利益的，有告知行政许可事项利害关系人的法律文书；
⑶涉及公共利益的重大行政许可事项，依法应当举行听证的，有举行听证的通知或公告；
⑷直接、涉及申请人与他人之间重大利益关系的行政许可事项，有告知申请人、利害关系人要求听证权利的文书；
⑸依法应当听证，以及申请人、利害关系人要求听证的行政许可事项，有举行听证的通知文书或公告文书；
⑹举行听证的行政许可事项有听证笔录；
⑺有准予行政许可的决定书。不予行政许可的，出具不予行政许可决定书，并说明理由，告知申请人依法申请行政复议或者提起行政诉讼的权利；
⑻有行政许可证件副本或存根。
3．时限规定
⑴一个行政机关实施的行政许可，应当当场决定或自受理之日起二十日内（法律、法规另有规定的，从其规定）作出决定；超过时限的，有报请本机关负责人批准延期十日的呈批文书，并有告知申请人的延期文书，并注明延期理由；
⑵行政许可由两个以上部门实施的，采取统一办理、联合办理、集中办理方式办理的行政许可事项，应当自受理之日起四十五日内（法律、法规另有规定的，从其规定）作出决定；超过时限的，有报请本级政府负责人批准延期十五日的呈批文件，并有告知申请人的延期文书，并注明延期理由；
⑶依法应当先经下级行政机关审查报上级行政机关决定的行政许可，负责审查的机关应当自受理之日起二十日内审查完毕；
⑷作出行政许可决定后，有关行政机关应当自作出决定之日起十日内向申请人颁发、送达行政许可证件，或者加贴标签、加盖检验、检测、检疫印章；
⑸时限的例外：依法需要举行听证、招标、拍卖、检验、检测、检疫、鉴定和专家评审的，所需时间不计算在法定期限内，但有告知申请人所需时间的文书。
（二）以招标、拍卖、考试，或者以检验、检测、检疫等方式实施的行政许可评查标准。
由省直机关根据不同项目依法律、法规和规章规定，确定案卷评查标准。
湖南省行政机关公文处理办法
湖南省人民政府
湖南省行政机关公文处理办法
湖南省人民政府
湘政发(2001)18号
第一章 总则
第一条 为使全省各级行政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号），结合我省实际，制定本办法。
第二条 行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守《国家行政机关公文处理办法》和本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第七条 各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第八条 各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第九条 行政机关的公文种类主要有：
（一）命令（令）
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。
行政机关联合行文，主办机关排列在前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。联合行文机关不宜过多，必须保证公文首页显示正文。
（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。行政机关联合行文，只标明主办机关发文字号。行政机关与其他机关联合行文，原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标明一个机关的发文字号。
（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，联系人一般为本机关经办单位负责人。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。
（九）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
（十）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报和下发的公文，发文机关都应当加盖印章，主办机关印章排列在前。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当调整行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加圆括号标注。
（十二）公文应当标注主题词。上行文应使用上级机关制定的公文主题词表中的词目。主题词标引顺序按类别词、类属词、地区、文种的顺序排列。
（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关顺序排列；同一层次的按党、政、军、群顺序排列，人大、政协、法院、检察院另起一行排列，民主党派再另起一行排列。
（十四）公文印发机关为行政机关的办公厅（室）或文秘部门。如发文机关未设专门的办公厅（室）或文秘部门，也可标明发文机关。公文印发日期以公文付印日期为准。
（十五）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。
第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十二条 公文用纸采用国际标准Ａ4型（210ｍｍ×297ｍｍ），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，注重效用。凡是能通过当面协商或者利用现代通信和技术手段等方式解决的事项，不要行文。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。如遇重大事故、突发事件、抗洪抢险等特殊情况，必须越级请示和报告时，应当同时抄送被越过的上级机关。无特殊情况的越级请示，收文机关可以退回呈报单位。
第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。如需行文，应当报请本级政府批转或者由本级政府办公厅（室）转发。因特殊情况需以政府部门名义向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。
部门内设机构除办公室外，不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。
第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第十七条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门，一般由主办部门先行审核签署意见，再送协办部门依次会签。
须经政府审批的事项，经政府审批同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
第十八条 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。下级政府对需要上级政府业务主管部门、同级政府部门对需要其他业务主管部门审批或决定的事项，以及各地区之间需要协商解决的问题，应以函的形式向有关业务主管部门或地区直接行文，不应报上级或本级政府转办。
第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致，或未经本级政府裁决，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
第二十条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第二十一条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“报告”中不得夹带请示事项。对“报告”中夹带请示事项的公文，收文机关可不予答复。
第二十二条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”；也不得将需要审批的公文以内部签报、白头信函等形式报送上级机关和上级机关负责人。
第二十三条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第五章 发文办理
第二十四条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十五条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。拟制秘密公文，应当根据涉密事项，按照有关保密规定确定密级和保密期限。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十六条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
主办部门代上级机关草拟的文稿，需经部门办公室按本办法第二十五条的要求进行审核，经部门负责人签批后以部门名义报上级机关办公厅（室）审核。不得将代拟文稿直接送领导同志个人或同时送给几位领导同志签批。
如不符合上述要求，上级机关可将代拟文稿退回主办单位。
第二十七条 公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《国家行政机关公文处理办法》和本办法的规定等。
第二十八条 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。联合行文由主办机关和协办机关负责人共同签发后，由主办机关印制和发送。
第二十九条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第六章 收文办理
第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十一条 公文一律由机关文秘部门签收，按办件、阅件、简报等进行分类登记，依程序办理。
第三十二条 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理，是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定，涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签，文种使用、公文格式是否规范。
第三十三条 经审核，对符合《国家行政机关公文处理办法》和本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理。需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门；紧急公文，应当明确办理时限。对不符合《国家行政机关公文处理办法》和本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
第三十四条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的部门并说明理由。
部门之间征求意见或会签文件时，除主办部门另有时限要求的外，协办部门一般应在7个工作日内回复。如因特殊情况不能按期回复，协办部门应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式，否则主办部门可以视其为没有不同意见，并据此继续办理有关公文。
第三十五条 收到上级机关下发或者交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。
第三十六条 对上级机关交办的公文，主办部门要负责与协办部门研究办理，在职权范围内可以答复、办理的，应将办理结果直接答复有关单位并同时抄送交办单位。公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，主办部门应将有关部门的意见及理据列明并将有关部门的正式意见或协调会议纪要作为附件，经有关部门主要负责人会签后，报请上级机关协调或裁定。
第三十七条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三十八条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第七章 公文归档
第三十九条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时将公文正本、原稿、附件及有关材料整理（立卷）、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第四十条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第四十一条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十二条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。
第四十三条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第四十四条 拟制、修改和签批公文，一般使用钢笔、毛笔、专用签字笔，不得使用铅笔、圆珠笔，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第四十五条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十六条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第四十七条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第四十八条 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
《湖南政报》刊登的省人民政府规章文本为标准文本，刊登的公文应当视为正式公文依照执行，发文机关可不另行文，只印制少量文本，供存档备查。
第四十九条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章，视同正式公文妥善保管。
复印秘密公文按照有关规定执行。
第五十条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第五十一条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。
第五十二条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当严格履行登记手续。
第五十三条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文经整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十四条 传递秘密公文，必须采取相应保密措施，秘密公文往来必须按照秘密等级相对应的原则，严禁密电明复、明电密电混用。
密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
第九章 附则
第五十五条 行政规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外事部门的有关规定处理。
第五十六条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。在有关规定发布之前，各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行办法。
第五十七条 各级行政机关的办公厅（室）对上级机关和本级机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。
第五十八条 本办法自2001年8月1日起施行。1996年5月2日省人民政府办公厅发布施行的《湖南省国家行政机关公文处理实施细则》同时废止。
2001年7月10日