中国人民建设银行系统档案管理试行办法
建设银行
中国人民建设银行系统档案管理试行办法
建设银行
根据1997年3月28日建设银行颁布的《中国人民建设银行文书档案管理暂行办法》将本文废止。
第一章 总 则
第一条 为了加强中国人民建设银行(以下简称建设银行)系统档案管理,更好地为各项业务工作服务,根据中共中央、国务院以及国家档案局有关档案工作的指示和规定,特制定本办法。
第二条 档案是党和国家的宝贵财富。建设银行档案是反映各项工作和业务活动的真实记载,是考查建设银行工作,研究建设银行历史的重要依据。档案管理工作是一项专门事业,各级行必须加强档案工作的领导,按照本办法的要求,实行科学管理,使档案工作更好地为改革和四化建
设服务。
第三条 各级建设银行在工作活动中形成的党、政、工、团的文书档案、经济档案、会计档案和声像档案均应由本级行档案部门集中统一管理,不得分散保存,以维护档案的完整与安全。
第二章 档案管理体制和任务
第四条 各级建设银行必须建立健全档案工作机构。总行和各省、自治区、直辖市分行、计划单列市分行在办公室下设立专门的档案管理机构,其他各级行根据工作量大小要配备专(兼)职的档案人员。
第五条 各级建设银行档案部门受本级行办公室领导,同时受上级行档案部门和同级地方档案管理机关的指导,监督和检查。
第六条 各级建设银行应配备政治上可靠、热爱档案工作、熟悉业务有一定工作经验的同志从事档案管理工作。档案管理干部应保持相对稳定,并应掌握和熟悉档案管理知识,努力提高业务素质。
第七条 各级建设银行档案部门的主要任务是:
1.指导和督促本行文书部门搞好文件材料的立卷、归档工作;
2.负责本行档案的收集、整理、保管和统计工作;
3.负责本行档案资料的调阅和利用工作;
4.按规定期限向当地档案馆办理档案移交工作;
5.组织安排对已经超过保管期限的档案资料的鉴定、处理工作;
6.严格执行党和国家的保密制度,保护档案的完整与安全;
7.负责对下级行和直属单位的档案工作进行指导、监督、检查和组织经验交流。
第三章 档案的种类
第八条 各级建设银行在工作活动中形成的全部档案,按照其来源、时间、内容和载体的不同,可分为文书档案、经济档案、会计档案和声像档案四大类。
文书档案是指本级行工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料。主要包括:
1.中共中央、国务院和各级党、政部门关于银行工作的指示、决定、命令、规定、办法、通知等;
2.上级行、党政机关颁发或转发的通知、指示、制度办法等文件;
3.本级行党组和党委发文、党组会议记录、决定、决议、纪要通知及整党中形成的文件;
4.上级行或本级行召开的行长会议、重要的专业会、电话会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、纪录纪要;
5.本级行召开行务会议、办公会议纪录、纪要及地方志、大事记;
6.本级行业务工作中形成的正式文件,包括请示、报告、通知、复函、复电以及其他重要文稿;
7.本级行关于机构设置、成立、开业、调整以及改变领导关系的文件、规定及启用印信的文件材料;
8.本级行调整研究工作,综合性报告、专题报告及转发的重要经验材料;
9.本级行工作计划、长远规划、总结、报告、会计年度决算报表、各种统计年报及编印的资料,刊物、文件汇编;
10.本级行关于人员编制、干部任免、调配、奖惩、职务聘任、劳资、离退休、干部名册、干部统计年报等的文件材料;
11.本级行财产、物资和设备、建房、基建图纸、移交清册等文件材料;
12.本级行关于文书、档案、保密、保卫工作中形成的文件材料;
13.本级行有关出国人员的审批及出国考察、学习的重要文件材料;
14.本级行、团委、工会、妇女工作形成的文件材料;
15.其他有保存价值的文件材料。
第九条 会计档案是指会计核算材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。主要包括:会计凭证、会计帐簿、会计报表以及会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等。
第十条 声像档案是指以录音、录像以及图片等音像形式记载本行重大活动的档案材料。主要包括:
1.本行召开重要会议的声像图片材料;
2.各级党政领导人视察本行工作,接见会议代表及有关人员的声像图片材料;
3.本行涉外活动、洽谈业务的声像图片材料;
4.本行成立新分支机构活动的声像图片材料;
5.本行开办新业务及取得新成果的声像图片材料;
6.本行经办重大建设项目开工、竣工验收、投产和本行领导人在这些单位活动的声像图片材料;
7.本行培训干部、表彰先进集体和个人活动的图片;
8.本行发生的其它重大事件的有关声像图片材料。
第四章 文件的立卷和归档
第十一条 各级建设银行应建立健全文件材料立卷归档制度。案卷应按照文件材料自然形成规律,保持文件之间的历史联系,分类立卷。
第十二条 各级行的文书材料,要坚持由文书处理部门立卷的原则,各立卷单位将工作中形成的文件材料,承办人在办理完毕后,应及时、全部交本单位立卷人员整理、立卷和归档。
第十三条 各单位立卷人员,应在每年年度开始前,按照本行档案管理部门的要求,结合本单位实际情况拟定案卷类目,设置临时卷夹,对具有保存价值的文件进行收集、归卷。
第十四条 归档文件应当符合下列要求:
1.应归档的文件材料要齐全完整,使立成的案卷能正确地反映本级行各项工作活动,并便于查找和利用;
2.鉴定归档文件资料的保存价值和确定保管期限,立卷时应按照规定将永久、长期、定期保管的文件分类整理立卷;
3.案卷标题要简明、扼要、准确地反映出卷内文件的主要内容,用毛笔或钢笔书写工整,凡属永久、长期保管的案卷,都要填写卷内目录和备考表,并编页号;
4.案卷要按规定要求进行装订,装订线外有领导重要指示的应加宽边;
5.归档的声像材料,应保持清晰、整洁,各种不同载体的声像图片材料应分别保管;
6.每一盘(盒、张)声像图片材料,应标明保管期限,以及所记录的日期、地点、内容、人物等必要的文字说明。
第五章 档案保管期限
第十五条 档案保管期限规定为永久、长期、短期三种。长期为16年~50年左右,短期为15年以下(含15年)。各省、自治区、直辖市分行以及计划单列市分行永久保管的档案,应按照规定交由省级档案馆接收保管;经办行永久、长期保管的档案应交由当地政府档案馆接收保
管;派出机构的档案应交回派出行统一处理。不向档案馆移交的由本级行自行保管、利用。
第十六条 永久保管的档案,是指反映本级行主要业务活动和基本历史面貌的,在经济建设、文化建设和科学研究中需要长远利用的档案。主要包括:
1.本行工作中形成的重要文件。如:条例、细则、规定、指示、决议、决定、各种会议的重要文件、年度工作计划或总结、重要的请示或报告,以及有关机构演变、人员编制、干部任免的文书材料以及声像图片材料。
2.下级行报送的有关方针政策性的和重要问题的请示、报告、总结等文书材料和声像图片材料。
第十七条 长期保管的档案,是指反映本级行基本业务活动,并在相当长的时间内需要查考利用的档案。主要包括:
1.本行工作中形成的,在相当长时间内需要查考利用的文书材料以及声像图片材料。如:各种规定、办法、比较重要的请示、报告、照片、录音磁带、录像带等。
2.上级机关颁发、转发的属于本行主管业务并需要贯彻执行的重要文书材料。如:对银行工作的指示、命令、批复等。
3.上级行下发和下级行报送的重要文件材料。
第十八条 短期保管的档案,是指在较短的时间内,本行工作需要考察利用的各种文书材料。如:一般业务性来往文书、通知、规定和批复文件。
第十九条 由于各行的职权范围不同,在工作中形成的文书材料保存价值也有所不同,因此,在进行鉴定工作时,一定要从本行的实际情况出发,恰当合理地确定归档文书材料以及声像材料的保管期限。
第二十条 档案的保管期限是从档案的所属年代的下一年1月1日起计算,长期计划、协议、协定、合同(正本)等有关文件的保管期限则按其有效期满后的下一年1月1日起计算。
第六章 档案的管理和提供利用
第二十一条 各级行文书部门应在第二年的上半年向本行档案部门办理档案移交,交接双方根据移交目录清点、核对,并履行签字手续。
第二十二条 各级行档案部门建立档案统计制度。对档案的收进、移出、保管、利用及销毁情况进行统计,定期向上级行和同级地方档案管理部门报告。
第二十三条 各级行要建立健全档案库房管理制度。档案库房要坚固、并有防盗、防光、防火、防鼠、防虫、防潮、防尘、防高温等设施。对所接收的案卷,要进行审查、分类、加工整理,并入库妥善保存。
第二十四条 各级行档案部门应不断提高档案的科学管理水平,加强档案队伍建设,根据工作需要和可能采用先进的技术设备,逐步增置去湿机、复印机、电子计算机,逐步实现档案、资料的检索、复制和管理的科学化、现代化。
第二十五条 档案部门应建立检查制度,定期对档案保管的状况进行全面检查,如遇特殊情况应随时检查,发现问题要及时解决,以保证档案的完整与安全。
第二十六条 各级行档案部门应编写全宗介绍、组织沿革、大事记、重要文件汇编、专题文件汇编,根据需要编制重要文件目录、专题卡片等。
第二十七条 各级行应积极开展档案的提供利用工作,并根据实际需要编制必要的检索工具,力求做到查找方便,调卷迅速准确。同时,要建立档案的借阅制度,严格审批权限和借阅手续。
第七章 档案的移交、鉴定与销毁
第二十八条 各行应定期向当地档案馆移交档案。总行和各省、自治区、直辖市分行以及计划单列市分行,永久保管的档案一般应在本机关保存二十年左右后移交,长期和短期保管的档案可不移交;其他各级行永久和长期保管的档案在本机关保存十年左右后移交,短期保管的档案可不
移交。各行根据需要和可能,对向档案馆移交的重要档案,可以复制一套,以方便利用。
第二十九条 各级行对超过保管期限的档案,应由档案部门和有关业务部门共同提出存毁意见,需要销毁的档案,要经办公室领导人审批后方能销毁。销毁档案应指定两人负责监销,以防止档案遗失和泄密,监销人要在销毁清册上签字。
第三十条 经批准撤销的机构,应将全部档案进行认真清理,并按照有关规定向上级行或当地档案管理部门妥善办理移交手续;一个机构并入另一个机构或几个机构合并为一个新的机构,其档案材料应移交给合并后的机构代管或向当地档案馆移交;由一个机构内独立出的另一个新的机
构,其档案不得一并带出,应由原机构实行集中统一管理,如需要利用,可以借阅或复制。
第三十一条 档案工作人员因工作需要调动时,应在离职前办好交接手续。
第八章 不归档文件材料的范围
第三十二条 凡建设银行系统档案保管期限表内未列入的内容,一般均不归档。不归档文件材料的范围限于:
1.本行重份、复印多余的文件材料。
2.本行关于机关事务、会议和催报文件、报表等行政事务问题的通知。
3.无查考利用价值的纯事务性、临时性文件,如:便函存根、催办单(信)等。
4.未经签发的文电草稿,一般性文件的历次修改稿(定稿除外),铅印文件的各次校对稿(有主要领导人亲笔修改稿和经办人签字的最后定稿除外),代上级行草拟而未被采用的文稿。
5.本行在调查研究中形成的一般性文件材料(作为拟定和修改方针政策,重要制度依据的和已列入保管期限表的除外)。
6.非本行形成的无查考利用价值的简报、参考资料、宣传材料和本级行的文件抄件。
7.本行内部各部门相互印送抄送的通知、资料等文件。
8.参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行的文件。
9.本行负责人兼任外单位职务而形成的文件材料。
10.已被综合性文件所包括了的文件。
11.上级机关颁发的与本行工作没有什么关系的文件材料。
12.为参考目的从外机关搜集的文件材料。
13.下级行送来的不应抄报或不必备案的文件材料。
14.本行收到的征求意见的未定稿。
15.越级和非隶属机关抄送的一般的、不需要本级行办理的文件材料。
16.下级行和本级行内部的组织机构报送的无查考利用价值的工作计划、总结报告等。
17.本行收到的其他单位关于成立、撤销、合并、变更名称、调整内部组织机构、启用印章、迁移办公地址、变更电报挂号、电话号码和召开会议的通知。
18.本行与有关单位之间纯事务性和一般业务问题的来往函件。
19.向本行询问一般性问题、提出一般性意见和建议的群众来信,及本行的一般性表态。
第九章 附 则
第三十三条 各省、自治区、直辖市分行和计划单列市(区)分行、深圳市分行可根据本办法,结合本行具体情况,制定档案管理具体实施办法,经领导批准后执行,并报总行备案。
第三十四条 本办法由总行办公室负责解释,补充、修改时同。
第三十五条 本办法自颁布之日起试行。
1987年6月5日
公证法浅谈
2005年8月28日第十届全国人民代表大会常务委员会第十七次会议通过了《中华人民共和国公证法》,该法于2006年3月1日起施行,这对公证界来说是一件喜事,因为我国公证制度全面恢复的20多年后终于有了一部公证自己的法律。
目前规范公证的主要条文是:1982年4月13日国务院发布《中华人民共和国公证暂行条例》、2002年6月11日司法部颁布的《公证程序规则》及各地方的公证条列(如1995年12月29日上海市第十届人民代表大会常务委员会第二十四次会议通过《上海市公证条例》)。随着经济的发展,现行的公证体制早已突破了1982年的《公证暂行条例》,而且各条文彼此之间也存在不少矛盾,立法的滞后严重制约了公证的发展。
《公证法》的出台对公证而言无异是一场及时雨,它明确了公证的各项制度,并对公证发展具有一定的指引作用。《公证法》继承了原先绝大部分的公证制度,但也适当做了一些修改。
一、公证机构的性质
《公证法》第六条:“公证机构是依法设立,不以营利为目的,依法独立行使公证职能、承担民事责任的证明机构。”这里把公证机构定性为证明机构,但具体采用什么样的组织形式没有规定,因为无论在学术上,还是在实践中对公证机构的组织形式还存在争论,所以立法就规避了该问题。在《公证法》出台后,段正坤副部长在回答记者提问时也回避了该问题,只是说公证机构是证明机构。原先《公证暂行条例》第3条:公证处是国家公证机关。2000年8月10日司法部下发了《关于深化公证工作改革的方案》中提到:现有行政体制的公证处要尽快改为事业体制,边远、贫困地区及近三年人均业务收入不足三万元的公证机构,可以暂时保持原行政体制不变。所以目前公证机构既有事业单位模式,也有行政体制模式,但今后几年公证机构都主要将以事业单位模式管理与运行。公证机构能否改成合伙的模式,新的《公证法》没有说“不”,司法部也曾经搞过试点,应该说立法还是给公证机构的组织形式开了一个口子。
二、公证机构的设置
这是所有公证机构都非常关心的事情,这关系到目前公证机构去留的问题。《公证法》第七条规定:“公证机构按照统筹规划、合理布局的原则,可以在县、不设区的市、设区的市、直辖市或者市辖区设立;在设区的市、直辖市可以设立一个或者若干个公证机构。公证机构不按行政区划层层设立。”这里明确了一个原则就是不按行政区划层层设立,这应该说是回归了公证机构的本性。原先公证机构有国家公证处,省级公证处,市级公证处,县级公证处,后来国家公证处已改为长安公证处,但省里依旧是三层设立公证处,这导致了公证管理的混乱及公证机构之间地不公平竞争。原先《公证法草案》第6条:公证机构在县(县级市)、市辖区设立。《公证法》改变了草案的规定,对公证机构设置在哪个级别作了选择性规定,但必须是同一级别,所以到明年3月1日开始,各个地方的公证处都将进行一次大的变动,取消层级设立公证机构。
三、公证机构设立的条件及程序
《公证法》第八条:“设立公证机构,应当具备下列条件:(一)有自己的名称;(二)有固定的场所;(三)有二名以上公证员;(四)有开展公证业务所必需的资金。”第九条:“设立公证机构,由所在地的司法行政部门报省、自治区、直辖市人民政府司法行政部门按照规定程序批准后,颁发公证机构执业证书。”第一次明文规定了公证机构设立的条件,从条文来看,设立公证机构的条件还是比较简单的,但目前也不是随便就可以开设公证机构的。
四、公证的业务范围
《公证法》第十一条:“根据自然人、法人或者其他组织的申请,公证机构办理下列公证事项:(一)合同;(二)继承;(三)委托、声明、赠与、遗嘱;(四)财产分割;(五)招标投标、拍卖;(六)婚姻状况、亲属关系、收养关系;(七)出生、生存、死亡、身份、经历、学历、学位、职务、职称、有无违法犯罪记录;(八)公司章程;(九)保全证据;(十)文书上的签名、印鉴、日期,文书的副本、影印本与原本相符;(十一)自然人、法人或者其他组织自愿申请办理的其他公证事项。法律、行政法规规定应当公证的事项,有关自然人、法人或者其他组织应当向公证机构申请办理公证。”第十二条:“根据自然人、法人或者其他组织的申请,公证机构可以办理下列事务:(一)法律、行政法规规定由公证机构登记的事务;(二)提存;(三)保管遗嘱、遗产或者其他与公证事项有关的财产、物品、文书;(四)代写与公证事项有关的法律事务文书;(五)提供公证法律咨询。”《公证法》对现有的公证业务进行了总结,并以两个条文进行归纳,第十一条是传统业务或者说是主要的业务,第十二条是新型业务或者说是其他业务,通过列举,对公证业务具有一定的指导意义。但笔者认为把公证业务以两个条文进行区分规定不是非常必要,而且在法律层面列举公证业务的具体范围,是否有这个必要呢?
五、公证的管辖
第二十五条:“自然人、法人或者其他组织申请办理公证,可以向住所地、经常居住地、行为地或者事实发生地的公证机构提出。申请办理涉及不动产的公证,应当向不动产所在地的公证机构提出;申请办理涉及不动产的委托、声明、赠与、遗嘱的公证,可以适用前款规定。”对于管辖的规定主要是参考了《公证程序规则》,只是增加了“经常居住地”。对于不动产的公证,还是严格依照不动产所在地的公证机构管辖,这对上海的公证机构来说影响比较大,因为上海公证机构的业务约70%都是不动产业务,而且上海市原先存在跨区管辖不动产买卖公证业务的情况。目前不动产抵押贷款合同公证及不动产继承公证是允许跨区受理的,但根据《公证法》的规定:申请办理涉及不动产的公证,应当向不动产所在地的公证机构提出,但除办理涉及不动产的委托、声明、赠与、遗嘱的公证外。不动产抵押贷款合同公证及不动产继承公证并不在除外的范围之内,所以公证法施行后对该业务的受理将会带来一定的影响。
六、公证的期限
《公证法》第三十条:“公证机构经审查,认为申请提供的证明材料真实、合法、充分,申请公证的事项真实、合法的,应当自受理公证申请之日起十五个工作日内向当事人出具公证书。但是,因不可抗力、补充证明材料或者需要核实有关情况的,所需时间不计算在期限内。”原先《公证程序规则》规定的期限为:一个月。表面上看,期限是缩短了,但《公证法》没有约定办证的最长期限,若当事人补充材料或公证机构核实情况,公证机构可以无限延长办证期限,《公证法》没有对办证的最长期限作出规定。
七、公证效力
《公证法》第五章对公证效力作了规定,原先当事人对公证书的内容有异议的,应向公证处或其主管的司法局提出,再不服可以提起行政诉讼。但《公证法》第四十条规定:“当事人、公证事项的利害关系人对公证书的内容有争议的,可以就该争议向人民法院提起民事诉讼。”
所以在公证法实施后,当事人对公证书有异议的,先向公证处申请更正或撤销,不服再向法院提起民事诉讼,或直接向法院提起民事诉讼,而无需经过司法局。
八、法律责任
《公证法》对由于公证机构的过错进行赔偿有了明确的规定。第四十三条:“公证机构及其公证员因过错给当事人、公证事项的利害关系人造成损失的,由公证机构承担相应的赔偿责任;公证机构赔偿后,可以向有故意或者重大过失的公证员追偿。当事人、公证事项的利害关系人与公证机构因赔偿发生争议的,可以向人民法院提起民事诉讼。”通过该规定,理顺并明确了公证赔偿的救济方式与途径,从而也加强了公证员办证的责任心。
《公证法》第四十四条规定:当事人提供虚假证明材料骗取公证书的,给他人造成损失的,依法承担民事责任;违反治安管理的,依法给予治安管理处罚;构成犯罪的,依法追究刑事责任。原先公证法草案对此没有规定,在公证机构地要求下,增加了这一款,这对减轻公证机构的责任风险非常重要。但具体如何执行却没有规定,譬如公证机构发现当事人提供的假文凭,是否可以当场没收,使用假文凭的当事人是否要承担民事责任或治安管理处罚的责任。
总而言之,《公证法》的出台,对公证机构无异是一件好事,虽然它或多或少存在一些不足。笔者希望对《公证法》的一点介绍及分析,能给读者带来一点启发。
(上海中汇律师事务所 奚正辉)